FAQ : les réponses à vos questions sur la dictée numérique !
1) Pourquoi
le numérique plutôt que l’analogique ?
Si l'utilisation du dictaphone en tant que telle diffère assez peu (vous ne perdrez pas vos habitudes et automatismes en passant de l'analogique au numérique), les deux générations de dictaphones présentent tout de même des différences notables.
Techniquement parlant, avec un dictaphone numérique la traditionnelle mini-cassette laisse la place à une carte mémoire insérée dans l'appareil. Vos dictées ne sont plus "gravées" sur la bande analogique mais "codées" sous forme informatique, ce qui implique que votre dictée peut désormais être manipulée comme n'importe quel fichier informatique sur votre PC. Vous pouvez ainsi la dupliquer, la déplacer sur votre réseau informatique, et l'envoyer comme bon vous semble. C'est notamment cette souplesse qui vous permettra d'externaliser la frappe de vos courriers médicaux avec une facilité déconcertante, sans vous soucier de devoir manipuler des cassettes.
En termes d'utilisation de l'appareil, les manipulations restent quasiment identiques : selon les modèles, l'enregistrement est déclenché par la pression d'un bouton poussoir ou par le glissement d'un bouton coulissant (comme c'est le cas sur la photo ci-contre). Vous arrêterez de la même manière l'enregistrement en appuyant ou en faisant coulisser votre bouton de commande. Le dictaphone numérique, comme son cousin analogique, vous permettra bien entendu de vous réécouter, et de modifier votre dictée en ré-enregistrant par dessus votre dictée. En revanche, le numérique vous permet également d'insérer un morceau de dictée dans une dictée existante. Le numérique vous permet enfin de supprimer d'un simple clic une dictée, sans avoir besoin de ré-enregistrer par dessus. Une autre différence réside dans le fait qu'un dictaphone numérique vous permettra de créer plusieurs fichiers distincts (par exemple un fichier par courrier dicté), et donc de leur réserver un traitement distinct (par exemple certains fichiers à traiter en interne, d'autres à externaliser auprès d'un service de frappe de courriers à distance). En somme, en passant de l'analogique au numérique, vous gardez vos repères en termes de manipulations mais gagnez en souplesse et augmentez les possibilités offertes en termes de fonctionnalités et de possibilités, avec notamment la faculté de confier la retranscription de vos courriers médicaux à un service externalisé.
D'un point de vue de la qualité, vous changez totalement d'univers en bénéficiant d'une qualité d'écoute numérique, sans comparaison possible avec la qualité d'une bande analogique.
2) Dans quelle format les dictées sont-elles enregistrées ?
Le format d'enregistrement dépendra du modèle de dictaphone numérique choisi.
Il convient de distinguer les dictaphones grand public, qui enregistreront principalement dans des formats dits "ouverts" (MP3, WMA, WAV, etc.) des dictaphones professionnels qui enregistreront dans des formats spécifiquement développés pour offrir la meilleure compression de fichier, c'est-à-dire le meilleur rapport poids du fichier / qualité d'écoute. Le standard internationalement reconnu en termes de dictée professionnelle est le format DSS (Digital Speech Standard).
La compression de vos dictées est un élément qui peut sembler anodin, mais qui a toute son importance, notamment lorsque vous devez déplacer vos fichiers d'un dossier à un autre, ou envoyer vos fichiers vers un service de saisie de comptes rendus médicaux à distance : en effet, plus votre fichier sera compressé, plus vos fichiers seront légers et donc plus leur envoi sera rapide.
3) Combien d'heures de dictée puis-je enregistrer ?
Cela dépendra du modèle choisi ; il existera notamment une disparité importante entre les modèles dits "grand public" et les modèles dits "professionnels".
Sur un dictaphone numérique professionnel, la capacité exacte de stockage dépendra de la capacité de la carte mémoire fournie avec. A titre d'exemple, un dictaphone professionnel équipé d'une carte mémoire de 256 Mo pourra stocker jusqu'à 65 heures d'enregistrement. Cette capacité passe à plus de 500 heures d'enregistrement si votre appareil est équipé d'une carte de 2 Go.
4) Quelle est la durée des batteries ?
Là encore, les performances varient énormément selon les fabricants, les modèles et le type de piles utilisées.
Un dictaphone grand public fonctionnera sur piles classiques, le plus souvent AAA (ou LR03) et s'éteindra donc lorsque vos piles seront déchargées (avec le risque de perte de données).
Un dictaphone professionnel, équipé lui de batteries rechargeables (alimentation secteur ou directement sur le PC lorsque vous branchez votre dictaphone), vous offrira une autonomie moyenne d'environ 17 heures.
5) Quel est le prix d'un dictaphone numérique ?
Il existe une très grande disparité entre les gammes (grand public VS professionnelle) et entre les modèles.
En grande distribution, vous pourrez trouver des enregistreurs à partir d'une cinquantaine d'euros. Néanmoins, ces modèles d'entrée de gamme n'offrent que rarement les fonctionnalités, la robustesse et la qualité d'enregistrement que nécessite un usage régulier et professionnel d'un dictaphone. De nombreux modèles plus performants existent néanmoins en grande distribution, avec des prix s'échelonnant jusqu'à 300 €.
Dans l'univers des dictaphones professionnels, les prix diffèrent selon les modèles, chaque grand fabricant proposant des gammes allant de 350-400 € à 600 €.
6) Comment les dictées sont-elles transférées sur le PC ?
Les fichiers dictés à l'aide d'un dictaphone numérique sont stockés dans la carte mémoire de l'appareil. Différentes possibilités s'offrent à vous pour les récupérer sur votre PC et en disposer à votre guise :
7) Je travaille sous Mac, suis-je éligible à la dictée numérique ?
Tout à fait ! La dictée numérique n'est pas un privilège de l'environnement PC. Certains modèles de dictaphones numériques ont été spécialement développés pour fonctionner sous environnement Mac. Quant aux autres modèles, bien que pensés pour fonctionner originellement sous PC, ils sont pour la plupart reconnus par les Mac et "montent sur le bureau" comme n'importe quel périphérique de stockage amovible.
8) Dans le cas de l'externalisation, comment envoyer mes dictées à mon prestataire ?
Différents protocoles peuvent être proposés selon les technologies utilisées par le service de saisie à distance que vous aurez choisi. Néanmoins, nous vous déconseillant vivement d'accepter d'envoyer vos fichiers via des connexions qui ne seraient pas cryptées professionnellement. De la même manière, l'envoi de vos dictées par simple mail est à proscrire eu égard au caractère sensible des données contenues dans vos fichiers.
A titre d'exemple, Easydactylo.com vous proposera d'installer sur votre PC un logiciel simple d'utilisation qui vous permettra de manière intuitive d'envoyer vos dictées vers notre centre de saisie de courriers médicaux : d'un simple glisser déposer, vos dictées sont transférées sur notre serveur, via une connexion cryptée semblable aux connexions bancaires, vous assurant une totale confidentialité.
Nous n'avons pas répondu à votre question ? N'hésitez pas à nous contacter, notre équipe se tient à votre disposition.
Si l'utilisation du dictaphone en tant que telle diffère assez peu (vous ne perdrez pas vos habitudes et automatismes en passant de l'analogique au numérique), les deux générations de dictaphones présentent tout de même des différences notables.
Techniquement parlant, avec un dictaphone numérique la traditionnelle mini-cassette laisse la place à une carte mémoire insérée dans l'appareil. Vos dictées ne sont plus "gravées" sur la bande analogique mais "codées" sous forme informatique, ce qui implique que votre dictée peut désormais être manipulée comme n'importe quel fichier informatique sur votre PC. Vous pouvez ainsi la dupliquer, la déplacer sur votre réseau informatique, et l'envoyer comme bon vous semble. C'est notamment cette souplesse qui vous permettra d'externaliser la frappe de vos courriers médicaux avec une facilité déconcertante, sans vous soucier de devoir manipuler des cassettes.
En termes d'utilisation de l'appareil, les manipulations restent quasiment identiques : selon les modèles, l'enregistrement est déclenché par la pression d'un bouton poussoir ou par le glissement d'un bouton coulissant (comme c'est le cas sur la photo ci-contre). Vous arrêterez de la même manière l'enregistrement en appuyant ou en faisant coulisser votre bouton de commande. Le dictaphone numérique, comme son cousin analogique, vous permettra bien entendu de vous réécouter, et de modifier votre dictée en ré-enregistrant par dessus votre dictée. En revanche, le numérique vous permet également d'insérer un morceau de dictée dans une dictée existante. Le numérique vous permet enfin de supprimer d'un simple clic une dictée, sans avoir besoin de ré-enregistrer par dessus. Une autre différence réside dans le fait qu'un dictaphone numérique vous permettra de créer plusieurs fichiers distincts (par exemple un fichier par courrier dicté), et donc de leur réserver un traitement distinct (par exemple certains fichiers à traiter en interne, d'autres à externaliser auprès d'un service de frappe de courriers à distance). En somme, en passant de l'analogique au numérique, vous gardez vos repères en termes de manipulations mais gagnez en souplesse et augmentez les possibilités offertes en termes de fonctionnalités et de possibilités, avec notamment la faculté de confier la retranscription de vos courriers médicaux à un service externalisé.
D'un point de vue de la qualité, vous changez totalement d'univers en bénéficiant d'une qualité d'écoute numérique, sans comparaison possible avec la qualité d'une bande analogique.
2) Dans quelle format les dictées sont-elles enregistrées ?
Le format d'enregistrement dépendra du modèle de dictaphone numérique choisi.
Il convient de distinguer les dictaphones grand public, qui enregistreront principalement dans des formats dits "ouverts" (MP3, WMA, WAV, etc.) des dictaphones professionnels qui enregistreront dans des formats spécifiquement développés pour offrir la meilleure compression de fichier, c'est-à-dire le meilleur rapport poids du fichier / qualité d'écoute. Le standard internationalement reconnu en termes de dictée professionnelle est le format DSS (Digital Speech Standard).
La compression de vos dictées est un élément qui peut sembler anodin, mais qui a toute son importance, notamment lorsque vous devez déplacer vos fichiers d'un dossier à un autre, ou envoyer vos fichiers vers un service de saisie de comptes rendus médicaux à distance : en effet, plus votre fichier sera compressé, plus vos fichiers seront légers et donc plus leur envoi sera rapide.
3) Combien d'heures de dictée puis-je enregistrer ?
Cela dépendra du modèle choisi ; il existera notamment une disparité importante entre les modèles dits "grand public" et les modèles dits "professionnels".
Sur un dictaphone numérique professionnel, la capacité exacte de stockage dépendra de la capacité de la carte mémoire fournie avec. A titre d'exemple, un dictaphone professionnel équipé d'une carte mémoire de 256 Mo pourra stocker jusqu'à 65 heures d'enregistrement. Cette capacité passe à plus de 500 heures d'enregistrement si votre appareil est équipé d'une carte de 2 Go.
4) Quelle est la durée des batteries ?
Là encore, les performances varient énormément selon les fabricants, les modèles et le type de piles utilisées.
Un dictaphone grand public fonctionnera sur piles classiques, le plus souvent AAA (ou LR03) et s'éteindra donc lorsque vos piles seront déchargées (avec le risque de perte de données).
Un dictaphone professionnel, équipé lui de batteries rechargeables (alimentation secteur ou directement sur le PC lorsque vous branchez votre dictaphone), vous offrira une autonomie moyenne d'environ 17 heures.
5) Quel est le prix d'un dictaphone numérique ?
Il existe une très grande disparité entre les gammes (grand public VS professionnelle) et entre les modèles.
En grande distribution, vous pourrez trouver des enregistreurs à partir d'une cinquantaine d'euros. Néanmoins, ces modèles d'entrée de gamme n'offrent que rarement les fonctionnalités, la robustesse et la qualité d'enregistrement que nécessite un usage régulier et professionnel d'un dictaphone. De nombreux modèles plus performants existent néanmoins en grande distribution, avec des prix s'échelonnant jusqu'à 300 €.
Dans l'univers des dictaphones professionnels, les prix diffèrent selon les modèles, chaque grand fabricant proposant des gammes allant de 350-400 € à 600 €.
6) Comment les dictées sont-elles transférées sur le PC ?
Les fichiers dictés à l'aide d'un dictaphone numérique sont stockés dans la carte mémoire de l'appareil. Différentes possibilités s'offrent à vous pour les récupérer sur votre PC et en disposer à votre guise :
- Si votre PC est équipé d'un lecteur de carte SD, vous pouvez directement éjecter la carte mémoire du dictaphone et la brancher dans le slot prévu à cet effet sur votre ordinateur. Celle-ci sera reconnu comme un disque de stockage et vous pourrez alors récupérer les dictées contenues via votre poste de travail.
- En branchant votre dictaphone à votre PC via le câble fourni, ce-dernier est reconnu comme un périphérique amovible que vous pouvez donc explorer comme vous le feriez avec une simple clef USB. Vous pourrez dès lors visualiser et récupérer les dictées enregistrées.
- Selon le modèle de dictaphone retenu, celui-ci s'accompagne parfois d'un logiciel spécialement conçu pour gérer vos dictées numériques sur votre PC. Dans ce cas, votre dictaphone est automatiquement reconnu lorsque vous le connectez au PC, et les dictées automatiquement téléchargées sur votre logiciel. Vous accédez ainsi à l'ensemble de vos dictées directement via ce logiciel de dictée numérique installé sur votre PC.
7) Je travaille sous Mac, suis-je éligible à la dictée numérique ?
Tout à fait ! La dictée numérique n'est pas un privilège de l'environnement PC. Certains modèles de dictaphones numériques ont été spécialement développés pour fonctionner sous environnement Mac. Quant aux autres modèles, bien que pensés pour fonctionner originellement sous PC, ils sont pour la plupart reconnus par les Mac et "montent sur le bureau" comme n'importe quel périphérique de stockage amovible.
8) Dans le cas de l'externalisation, comment envoyer mes dictées à mon prestataire ?
Différents protocoles peuvent être proposés selon les technologies utilisées par le service de saisie à distance que vous aurez choisi. Néanmoins, nous vous déconseillant vivement d'accepter d'envoyer vos fichiers via des connexions qui ne seraient pas cryptées professionnellement. De la même manière, l'envoi de vos dictées par simple mail est à proscrire eu égard au caractère sensible des données contenues dans vos fichiers.
A titre d'exemple, Easydactylo.com vous proposera d'installer sur votre PC un logiciel simple d'utilisation qui vous permettra de manière intuitive d'envoyer vos dictées vers notre centre de saisie de courriers médicaux : d'un simple glisser déposer, vos dictées sont transférées sur notre serveur, via une connexion cryptée semblable aux connexions bancaires, vous assurant une totale confidentialité.
Nous n'avons pas répondu à votre question ? N'hésitez pas à nous contacter, notre équipe se tient à votre disposition.